操作及使用說明

國立勤益科技大學意見反映系統處理流程

1.來信陳情

2.系統自動發送確認信函

3.點選確認信函:請於15日內至發信郵件系統收取並確認。

4.學校專人收信分辦

5.相關權責單位處理

6.回復:以電子郵件回復為原則,若需電話或正式公文回復,請於意見反應時留下電話或地址。

7.派送滿意度問卷調查(請於15天內填寫完畢)

8.如欲再次陳情,請勿直接在發信軟體上點選回復之功能,仍請至本校首頁意見反映系統填寫。
 

國立勤益科技大學意見反映系統使用說明

 (一)信件寄送

您可以透過意見反映系統網站寫信給學校,在意見函投遞中填寫您的基本資料:姓名、Email帳號、陳情類型、信件主旨及內容(如為建議事項,可勾選不需回覆)。填寫完成後,請務必輸入驗證碼並按下寄送信件送出,即可完成信件寄送程序。
若您發信成功,將會收到我們的意見系統確認信函。

 (二)系統作業方式

如果您的系統設定無誤,當您發信至本校意見反映系統之後,您不久將會收到一封確認信函, 表示系統已經收到您的來信,請您務必於來信後15天內點選確認信函中的確認網址,確認此信件為您所發送,若逾期未點選,則該來信資料將視為垃圾信件進行刪除。
若您一直無法收到確認信函,可能是您填寫的電子信箱有誤,或被郵件系統誤歸類至垃圾信,建議您重新檢視,或變更Email後,再至意見反映系統重新填寫。

完成信件確認後,系統會自動寄回受理訊息,我們亦會由專人受理並分派至相關權責單位處理。此外,在此受理信函中還有附上您的信件編號,您可依照信件編號來查詢處理情形。收到本校的處理結果後,將一併寄送滿意度問卷調查函。為便於後續統計及處理,請您務必在15天內填復滿意度調查問卷,逾期該問卷即自動失效。

 (三)其它

近來因垃圾郵件氾濫,故許多郵件主機皆設有過濾機制,本校意見反映系統所發出之確認信函亦可能被當成垃圾廣告信件、或遭移除確認網址連結而導致同學無法回復確認。若您是使用一般網頁信箱收信,請您查看本校意見反映系統確認信函是否在您信箱的垃圾信件匣中,若有請點選該封信件同時並點按上方類似「這不是垃圾信」按鈕,即可將其移至收信匣,並可避免下封意見反映系統郵件被當成垃圾廣告信件;或請您直接聯繫您的郵件管理人員將本校意見反映系統郵件位址設定於白名單中。

 
個人資料蒐集、處理及利用同意書

本同意書說明國立勤益科技大學(以下簡稱本校)將如何處理本系統所蒐集到的個人資料。當您送出陳情意見時,表示您已閱讀、瞭解並同意接受本同意書之所有內容及其後修改變更規定。若您未滿二十歲,應於您的法定代理人閱讀、瞭解並同意本同意書之所有內容及其後修改變更規定後,方得使用本服務,但若您已接受本服務,視為您已取得法定代理人之同意,並遵守以下所有規範。

一、基本資料之蒐集、更新及保管

1.本校蒐集您的個人資料在中華民國「個人資料保護法」與相關法令之規範下,依據本校【隱私權政策聲明】,蒐集、處理及利用您的個人資料。

2.請於申請時提供您本人正確、最新及完整的個人資料。

3.本校因執行業務所蒐集您的個人資料包括姓名、電話、email等項目,已公告於本校個人資料保護專區(http://140.128.71.105/impm/)

4.若您的個人資料有任何異動,請主動向本校申請更正,使其保持正確、最新及完整。

5.若您提供錯誤、不實、過時或不完整或具誤導性的資料,您將損失相關權益。

6.您可依中華民國「個人資料保護法」,就您的個人資料行使以下權利:

 (1)請求查詢或閱覽。(2)製給複製本。(3)請求補充或更正。(4)請求停止蒐集、處理及利用。(5)請求刪除。

但因本校執行職務或業務所必須者,本校得拒絕之。若您欲執行上述權利時,請參考本校【隱私權政策聲明】之個人資料保護聯絡窗口聯絡方式與本校連繫。個人資料保護申訴電話:(04)23924505轉2235,申訴電子郵件信箱:bs10012@ncut.edu.tw。但因您行使上述權利,而導致權益受損時,本校將不負相關賠償責任。

二、蒐集個人資料之目的

本校為執行同學或民眾針對學校事務提出建議或陳情,需蒐集您的個人資料。
當您的個人資料使用方式與當初本校蒐集的目的不同時,我們會在使用前先徵求您的書面同意,您可以拒絕向本校提供個人資料,但您可能因此喪失您的權益,若因個人資料不足,以致構成不受理的要件時,本校得不予受理。
本校利用您的個人資料期間為十年,利用地區原則為學校校區,並依規定銷毀及刪除相關資料。

三、基本資料之保密

您的個人資料受到本校【隱私權政策聲明】之保護及規範。請閱讀【隱私權政策聲明】以查閱本校完整【隱私權政策聲明】。本校如違反「個人資料保護法」規定或因天災、事變或其他不可抗力所致者,致您的個人資料被竊取、洩漏、竄改、遭其他侵害者,本校將於查明後以電話、信函、電子郵件或網站公告等方法,擇適當方式通知您。

四、同意書之效力

當您於系統送出陳情內容時,即表示您已閱讀、瞭解並同意本同意書之所有內容,您如違反下列條款時,本校得隨時終止對您所提供之所有權益或服務。
本校保留隨時修改本同意書規範之權利,本校將於修改規範時,於本校網頁(站)公告修改之事實,不另作個別通知。如果您不同意修改的內容,請勿繼續接受本服務。否則將視為您已同意並接受本同意書該等增訂或修改內容之拘束。
您自本同意書取得的任何建議或資訊,無論是書面或口頭形式,除非本同意書條款有明確規定,均不構成本同意條款以外之任何保證。

五、準據法與管轄法院

本同意書之解釋與適用,以及本同意書有關之爭議,均應依照中華民國法律予以處理,並以臺灣臺中地方法院為管轄法院。


 
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